Pengertian Accounting Information System Atau SIA

Materi berikut ini saya akan memberikan sedikit informasi mengenai pengertian Accounting Information System atau yang biasa kita kenal dengan SIA. Bagi anda yang mempelajari SIA tentu haru mengetahui sedikit apa itu SIA.

SIA adalah salah satu dari jenis SI ditinjau dari segi fungsionalnya juga merupakan bagian dari sistem berbasis komputer/CBIS yang mengubah data akuntansi menjadi informasi sekaligus merupakan susunan dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksana dan berbagai laporan yang didesain untuk mentransformasi data keuangan menjadi informasi keuangan.

Dokumen ------------------ ► formulir, catatan-catatan akuntansi, bukti-bukti transaksi

Alat komunikasi -----------►Komputer dan perlengkapannya, telpon, faks, dan lain-lain.

Informasi Keuangan ---- ► Laporan Keuangan ----- ► Informasi tentang

- Pendapatan dan biaya

- Aktiva dan kewajiban serta ekuitas

- Penjualan, Piutang, pembelian, utang, dan lain-lain.

Tujuan utama SIA adalah menghimpun, memproses dan melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :

- Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.

- Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

- Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi

SIA adalah satu-satunya sistem informasi yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan, meyediakan informasi untuk seluruh lingkungan kecuali pesaing. Tugas utama sistem informasi akuntansi adalah:

1. Pengumpulan data 

setiap tindakan yang dilakukan oleh perusahaan yang melibatkan elemen lingkungan maka kegiatan tersebut disebut dengan transaksi, tindakan tersebut dijelaskan dengan sebuah catatan data, pencatatan ini dikenal dengan istilah pengolahan transaksi.

2. Manipulasi data 

data perlu dimanipulasi untuk mengubahnya menjadi informasi, operasi manipulasi data meliputi:

a. Pengklasifikasian.

Identifikasi dan pengelompokan data menggunakan pengkodean terhadap catatan transaksi. Misalnya suatu catatan gaji mencakup kode yang mengidentifikasikan pegawai (nopen) depatemen pegawai itu (nodep) dan klasifikasi gaji pegawai.

b. Penyortiran

Catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode / elemen data lain. Misalnya file catatan gaji disusun sehinggan semua catatan untuk tiap pegawai terkumpul menjadi satu.

c. Perhitungan

Operasi aritmatika dan logika dilaksanakan pada elemen data untuk menghasilkan elemen data tambahan. Dalam sistem gaji, misalnya upah perjam dikaitkan dengan jumlah jam kerja untuk menghasilkan pendapatan kotor.

d. Pengikhtisaran

Terdapat begitu banyak data yang perlu disentesis/ disarikan menjadi entuk total, subtotal , rata-rata dan seterusnya.

3. Penyimpana data -> dalam suatu perusahaan kecil terdapat ratusan transaksi dan tindakan setiap hari, diperusahaan besar terdapat ribuan. Tiap transaksi dijelaskan oleh beberapa elemen data. Seluruh data ini harus disimpan disuatu tempat hingga diperlukan, data disimpan pada media penyimpanan sekunder dan file dapat diintegrasikan secara logis untuk membentuk suatu database. Sebagian besar data dalam database adalah data akuntansi.

4. Penyiapan dokumen -> SIA menghasilkan output perorangan dan organisasi baik didalam/diluar perusahaan. Output tersebut dipacu dalam dua cara:

a. Oleh suatu tindakan. Output dihasilkan jika sesuatu terjadi, contohnya adalah tagihan yang disiapkan setiap kali pesanan pelanggan diisi.

b. Oleh jadwal waktu. Output dihasilkan pada suatu saat tetentu, contohnya cek gaji yang disiapkan setiap hari jumat.

Sedangkan peranan SIA, antara lain:

1. SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar.

2. SIA menyediakan database yang menyediakan banyak input bagi subsistem lainnya yang dapat digunakan untuk pemecahan permasalahan

SIA mempunyai alur input - proses - output, sebagai berikut :

1. Daur Operasional

Merupakan daur dari mulai terjadinya transaksi/ kejadian ekonomi sampai terekamnya transaksi tersebut dalam dokumen-dokumen. Terdiri dari subsistem

a. Daur/siklus pendapatan (revenue cycle)

Mencakup kegiatan penjualan .barang/jasa, penagihan dan pembayaran yang berkaitan.

b. Daur/siklus pengeluaran (expenditure cycle)

Mencakup kegiatan pengadaan bahan baku, barang dagangan, bahan pembantu, biaya faktor input lainnya, pelunas kewajiban.

c. Daur/siklus produksi (production cycle)

Mencakup kegiatan manufaktur yang mengubah bahan baku menjadi produk dan jasa.

d. Daur/siklus keuangan

Mencakup kegiatan penerimaan dan pengeluaran uang, manajemen modal termasuk kas.

2. Daur Penyusunan Laporan

Daur yang mengubah dokumen hasil transaksi dari daur operasi menjadi laporan, baik dalam bentuk laporan keuangan maupun laporan manajemen

Atau SIA terdiri dari subsistem-subsistem sebagai berikut :

- Subsistem penjualan

- Subsistem pembelian

- Subsistem produksi

- Subsistem keuangan

- Subsistem penyusunan laporan

Sistem Pelaporan Buku Besar/Keuangan(General Ledger)

sistem ini memproses rangkuman aktivitas siklus transaksi mengukur dan melaporkan status sumberdaya keuangan dan perubahan-perubahan sumberdaya tersebut. Serta mengkomunikasikan informasi ini kepada pemakai eksternal tersebut contohnya laporan keuangan, pengembalian pajak, dokumen hukum, dan lain-lain.

Sistem Pemrosesan Transaksi

Merupakan pusat dari seluruh fungsi sistem informasi yang melakukan :

- Mengkonversi peristiwa ekonomi ke transaksi keuangan

- Mencatat transaksi keuangan dalam jurnal dan buku besar

- Mendistribusikan informasi keuangan yang utama ke bagian operasi untuk kegiatan operasi harian.

Sistem Pelaporan Manajemen -> Menyediakan informasi keuangan internal yang diperlukan untuk manajemen.

Untuk karakteristik informasi pada setiap jenjang manajemen (kelompok internal) dapat dijelaskan sebagai berikut:

- Lebih banyak waktu yang dicurahkan untuk kegiatan

- Info yang dibutuhkan lebih banyak bersifat ikhtisar

- Info yang dibutuhkan lebih banyak bersifat eksternal (environment)

- Lebih banyak waktu yang dicurahkan untuk kegiatan pengendalian,

- Info yang dibutuhkan lebih bersifat rinci dan rutin

- Info yang dibutuhkan lebih banyak bersifat internal

Sistem informasi akuntansi yang efisien dan efektif didasarkan pada prinsipprinsip

dasar berikut ini :

a. Cost effectiveness (efektifitas biaya)

Dalam membangun suatu sistem informasi akuntansi, harus mempertimbangkan adanya efektifitas biaya. Manfaat dan keuntungan yang diperoleh dari implementasi sistem informasi akuntansi harus melebihi biaya yang diperlukan untuk menyediakan sistem informasi tersebut.

b. Useful Output

Output yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi harus bermanfaat bagi semua pihak. Agar dapat dimengerti, informasi harus dapat dimengerti, relevan, reliable, tepat waktu dan akurat. Oleh karena itu dalam membangun sistem informasi akuntansi, perancang sistem informasi akuntansi harus mempertimbangkan kebutuhan dan pengetahuan dari berbagai macam pengguna.

c. Flexibility (fleksibilitas)

Sistem informasi akuntansi harus fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan perkembangan organisasi. Sistem akuntansi harus dapat mengakomodasi kebutuhan berbagai macam pengguna dan adanya perubahan informasi yang diperlukan.

Untuk kelompok eksternal , pada umumnya memerlukan informasi yang bersifat umum dalam bentuk laporan keuangan (neraca, laporan L/R, arus kas, catatan akuntansi) dan penyusunan inforamsi. Terdiri dari : kreditur, pemegang saham, badan pajak (pemerintah), pemasok, pelanggan, bank, BAPEPAM, masyarakat umum.

Bank BAPEPAM -> menerima informasi dalam bentuk keuangan, pengembalian

pajak, laporan-laporan lain.

Pelanggan Pemasok -> menerima informasi berorentasi transaksi seperti

pembelian, penagihan, dokumen, pengiriman barang dan lain-lain.

Demikian materi kuliah sistem informasi kali ini mengenai pengertian Accounting Information System atau yang kita kenal dengan SIA (sistem informasi akuntansi). Semoga materi ini bermanfaat bagi kawan-kawan yang sedang belajar atau mencari tugas seputar artikel di atas.