Pendukung Operasi Dalam Sistem Informasi

Menurut dukungan yang diberikan kepada pemakai, sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memproses transaksi, mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan serta memperbaharui database perusahaan. 

TRANSACTION PROCESSING SYSTEM (T.P.S)

Transaction Processing Systems (TPS)/ sistem pemrosesan transaksi adalah bentuk sistem informasi yang berfungsi merekam semua aktivitas/ kejadian di dalam perusahaan meliputi mencatat data, memproses data dan menghasilkan informasi baku atau standar

Cara kerjanya yaitu mula-mula data transaksi dimasukkan ke dalam sistem dan kemudian disimpan ke dalam basis data dan selanjutnya sistem dapat memberikan laporan ataupun dokumen tentang transaksi. Pemakai dapat meminta suatu permintaan terhadap data dan sistem akan memberikannya. Pemakai juga dapat mengambil data (download) ataupun meletakkan data (upload) ke dalam basis data. Input pada level ini adalah transaksi dan kejadian.

Tujuan dari TPS, adalah :

- Mencatat transaksi data

- Mempercepat pemrosesan data

- Menyajikan informasi

- Meningkatkan kinerja dan pelayanan

Tugas pokok dari TPS, yaitu:

1. Pengumpulan Data -> setiap organisasi yang ber-interaksi langsung dengan lingkungannya dalam penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yang mengumpulkan data transaksi yang bersumber dari lingkungan.

2. Manipulasi Data -> data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulu sebelum disajikan sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasi atau menjadi bahan masukan sistem informasi yang lebih tinggi. Beberapa tugas manipulasi data adalah sebagai berikut

a. Klasifikasi -> data dikelompokkan menurut kategori tertentu, misalnya menurut jenis kelamin, menurut agama, menurut golongan dan sebagainya.

b. Sortir -> data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam pencarian data, misalnya di-sortir menurut abjad nama, atau menurut nomer induk, dan sebagainya.

c. Perhitungan -> melakukan operasi aritmetika terhadap elemen data tertentu, misalnya menjumlahkan penerimaan dan pengeluaran setiap hari, atau menghitung jumlah hutang pelanggan, dan sebagainya.

d. Pengikhtisaran -> melakukan peringkasan data (summary) seperti sintesa data menjadi total, sub-total, rata-rata, dan sebagainya.

3. Penyimpanan data -> data transaksi harus di-simpan dan dipelihara sehingga selalu siap memenuhi kebutuhan para pengguna.

4. Penyiapan dokumen -> beberapa dokumen laporan harus disiapkan untuk memenuhi keperluan unit-unit kerja dalam organisasi

OFFICE AUTOMATION SYSTEM (O.A.S) dan KNOWLEDGE SYSTEM (K.W.S) 

OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data/ atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek OAS seperti word processing, spreadsheets, electronic scheduling, dan komunikasi melalui voice mail, email dan video conferencing.

OAS/Otomatisasi perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan. Dengan demikian OAS merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.

MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM/S.I.M

Management information system/ sistem informasi manajemen (SIM) adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem Informasi Manajemen (SIM) menggunakan data dari sistem pengolahan transaksi (SPT/TPS) bersama dengan

data lainnya, untuk diolah menjadi laporan tertentu.

SIM akan terbentuk secara utuh jika semua sistem informasi organisasi telah terbentuk dan terkoneksi satu sama lain. Data dan informasi disimpan dalam satu database yang sama dan dapat dipergunakan pada area fungsional yang lain. SIM merupakan dasar terbentuknya sistem informasi yang lebih canggih dan kompleks yang baru berkembang dalam beberapa tahun terakhir, yaitu Sistem Informasi Perusahaan dikenal juga dengan nama Enterprise Information System (EntIS). SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data)

DECISION SUPORT SYSTEMS (D.S.S)
DSS/ Sistem Penunjang keputusan merupakan Sistem komputer yang interaktif yang membantu pembuat keputusan dalam menggunakan dan memanfaatkan data serta model untuk memecahkan masalah yang tidak terstruktur. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan. DSS dipakai untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dapat juga dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi untuk mengambil keputusan dari masalah semiterstruktur yang spesifik. Dalam upaya memecahkan masalah seorang problem solver akan banyak membuat keputusan. Keputusan harus diambil untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif atau untuk memanfaatkan peluang Tujuan dari Decision Support System (DSS) antara lain adalah  

- Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi struktur

- Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya

- Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan seorang manajer.

ESS/EIS
Executive Support Systems (ESS)/ Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System atau EIS) merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif/manager tingkat atas terutama informasi menyeluruh tentang kinerja organisasi untuk mendukung kegiatan dan pekerjaannya. Sistem informasi yang digunakan manajer tingkat atas untuk membantu masalah tidak terstruktur. level atas menggunakan perencanaan stratejik dimana data yang didapat adalah data eksternal dan sedikit penggunaan model analitikal serta bersifatnya umum.

Komponen Sistem Informasi Eksekutif

1. Perangkat Keras (Hardware)

- Input data

- CPU

- File Penyimpan data.

- Output Device

- Perangkat pendukung lainnya

2. Perangkat Lunak (Software)

Pemilihan software dapat mempengaruhi keefektifan dalam mendesain suatu sistem informasi eksekutif (EIS). Oleh sebab itu komponen perangkat lunak dan bagaimana mngintegrasikan datanya kedalam suatu sistem sangatlah penting. Software dasar yang diperlukan untuk suatu SIE meliputi empat

komponen yaitu :

1) Texbase software 

dokumentasi umum yang sering digunakan

2) Database 

Database heterogen yang dimasukkan dalam jaringan, baik data internal maupun eksternal yang dapat diakses oleh eksekutif.

3) Grafis dasar 

Data yang direpresentasikan dalam bentuk visual. Biasanya berupa bagan, gugus berkala, diagram, peta, grafis gerak, bagan urutan dan perbandingan graf orientasi (bagan balok).

4) Model Dasar 

Memodelkan SIE dalam bentuk data statistik. Dapat berupa data keuangan dan analisa kuantitatif lain.

5) Software 

harus compatible dengan hardware, mudah digunakan, hemat biaya, layak digunakan dan sesuai dengan permintaan eksekutif.

6) User Interface 

User Interface sangat memerlukan flesibilitas, kelengkapan data, menu, submenu dan pilihan bantuan, terutama untuk pengambilan keputusan. Data yang tidak/kurang user interface akan sangat mempengaruhi bagi jalannya organisasi.

7) Telekomunikasi 

Telekomunikasi memgang peranan penting dalam mengirimkan data dari suatu tempat ke tempat lain, telekomunikasi dapat mempercepat distribusi data dan kebutuhan akan akses data.

EIS lebih sering digunakan daripada MIS atau DSS . Hal ini disebabkan oleh fungsi MIS yang hanya menyediakan laporan-laporan standar yang hasilnya dipakai untuk memantau indikator-indikator yang sama dan tak dapat digunakan untuk menganalisis masalah, sedangkan DSS yang penggunaannya sangat menuntut adanya keahlian khusus, sehingga hanya seorang analisis yang bisa memanfaatkannya. EIS mempunyai perbedaan dengan sistem informasi lain, nah EIS dirancang untuk membantu eksekutif mencari informasi yang diperlukan dalam bentuk yang paling bermanfaat, bukannya untuk menyelesaikan masalah tertentu.

Itulah materi kuliah mengenai Pendukung Operasi Dalam Sistem Informasi di dalam perusahaan ataupun dalam hubungan manajemen selain perusahaan.